IBMS helpt de apotheek bij het factureren van geleverde geneesmiddelen aan zorginstellingen, en bij het analyseren van die leveringen. Dit artikel laat in vogelvlucht zien hoe een maand van begin tot eind door IBMS loopt.
Kort samengevat
Elke maand leest u de verstrekkingen in, IBMS koppelt er prijzen aan, en daarna maakt u op basis van uw eigen rekenregels de facturen aan. Zodra de facturen kloppen maakt u ze definitief; de instelling ontvangt dan bericht. Diezelfde verstrekkingen voeden ook de analyses en rapportages.
De maandcyclus, stap voor stap
Verstrekkingen inlezen. U uploadt het maandbestand uit uw apotheeksysteem (CSV/XLSX, of een Medimo-export). Elke regel wordt een verstrekking.
Prijzen koppelen (automatisch). Direct na het inlezen haalt IBMS op de achtergrond de prijzen op: de NIP en AIP (uit de ZAGIS-koppeling of de G-standaard) en de verrekenprijs.
Cliëntregistratie invoeren (optioneel). Werkt u met aantallen patiënten, lig- of beddagen? Dan voert u die per instelling in. Sommige rekenregels rekenen hierop. Zie Cliëntregistratie.
Facturen aanmaken. IBMS zet de verstrekkingen via uw rekenregels om in factuurregels. Zie Hoe een factuur wordt opgebouwd.
Controleren en bewerken. Concept-facturen kunt u nalopen, handmatige regels toevoegen of corrigeren. Zie Facturen bewerken.
Definitief maken. Klopt alles, dan maakt u de facturen definitief. De factuur ligt dan vast, de instelling krijgt bericht, en IBMS maakt twee PDF's aan: een interne (voor uw boekhouding) en een externe (voor de instelling). Zie Facturen beheren.
Analyseren. De ingelezen verstrekkingen voeden het dashboard, de analyses en de rapportages.
Twee soorten gebruikers
IBMS wordt gebruikt door twee partijen. De apotheek doet het werk hierboven: inlezen, configureren, factureren. De instelling ziet vooral het resultaat: haar facturen, analyses en gedeelde documenten. Wie wat ziet, leest u in Rollen en toegang.