Op het wijzigingsscherm van een product beheert u optioneel de prijs van dat product in de tijd: per prijsperiode legt u een basisprijs vast, met optioneel een afwijkende prijs voor één of meer instellingen.
Prijsperiodes
Een product heeft één of meer opeenvolgende prijsperiodes. Elke periode heeft een begin-maand, een eind-maand (de laatste periode loopt door tot heden) en een eigen basisprijs. Binnen een periode kunt u voor specifieke instellingen een afwijkende prijs vastleggen. Een prijswijziging geldt alleen binnen de periode waarin u hem invoert; oudere periodes blijven ongewijzigd.
Het prijzenoverzicht
Open een product via Beheer → Producten en klik op het potlood-icoon. Onder de naam- en omschrijvingsvelden vindt u de tabel Prijzen excl. BTW met drie kolommen:
Periode — de looptijd, bijvoorbeeld jan 2024 → jul 2025 of jul 2025 → heden.
Basisprijs — de standaardprijs in die periode. Geldt voor alle instellingen zonder afwijking.
Afwijkingen — een knop met het aantal afwijkende prijzen voor die periode. Klik om de afwijkingen per instelling te bekijken of aan te passen.
Een afwijkende prijs per instelling
Klik op de knop X afwijkingen achter de gewenste periode. In de dialoog ziet u alle actieve instellingen onder elkaar. Vul in de regel van een instelling een afwijkende prijs in.
Wilt u een afwijking opheffen? Maak het prijsveld leeg — vanaf opslaan rekent IBMS voor die instelling weer met de basisprijs van de periode.
Bovenin de dialoog staat een zoekveld. Typ enkele letters van een instellingsnaam om de lijst te beperken. Reeds ingevoerde, nog niet opgeslagen prijzen blijven behouden tijdens het filteren.
Een nieuwe prijsperiode aanmaken
Onder de tabel staat de knop Nieuwe periode. Hiermee knipt u de tijdlijn op een nieuwe begin-maand. Dat kan op elk moment in de tijd: in het verleden, in de toekomst, of binnen een periode die al een eind-maand heeft.
Bij een knip gebeurt het volgende:
De bestaande periode loopt vanaf opslaan tot de maand vóór de gekozen begin-maand.
Vanaf de gekozen begin-maand begint een nieuwe periode, die doorloopt tot de oorspronkelijke eind-maand van de gesplitste periode (of tot heden, als de gesplitste periode de huidige was).
Zowel de basisprijs als alle bestaande afwijkingen worden meegenomen naar de nieuwe periode. U past ze daarna naar wens aan.
Een al gesloten periode kan dus opnieuw worden geknipt: het resultaat is twee opeenvolgende periodes binnen de oorspronkelijke begin- en eind-maand. Op deze manier kunt u een lange periode achteraf in fijnmazige stukken opdelen, bijvoorbeeld om een prijswijziging te registreren die op een specifiek moment in het verleden in is gegaan.
Hoe prijzen op de factuur komen
Voor een nieuwe factuurregel gebruikt IBMS de prijs die geldt in de factuurmaand. Voor elke regel wordt eerst gekeken of er voor de betreffende instelling een afwijking bestaat in die maand; zo niet, dan wordt de basisprijs van de geldende periode genomen. De prijs wordt op de factuurregel zelf vastgelegd op het moment van aanmaken; latere prijswijzigingen op het product raken bestaande factuurregels niet.
Voegt u handmatig een regel toe aan een factuur in een eerdere maand, dan pakt IBMS de prijs die op dat moment gold. Ook bij het opnieuw genereren van een historische factuur worden de prijzen van die maand gebruikt.
Een nieuw product aanmaken
Bij het toevoegen van een nieuw product vult u één keer een prijs in. Deze prijs is meteen de basisprijs van de eerste prijsperiode, lopend vanaf de huidige maand. Het verdere beheer in periodes en afwijkingen gebeurt op het wijzigingsscherm van het product.
Goed om te weten
Bij het dupliceren van een product wordt de hele tijdlijn meegenomen: alle periodes en alle afwijkingen worden gekopieerd.
Op het overzichtsscherm Producten & facturatievolgorde toont de tariefkolom de basisprijs voor de huidige maand.
Definitieve facturen liggen vast en worden door prijswijzigingen niet beïnvloed.