Levert u artikelen die niet in de G-standaard staan — bereidingen, kantoorartikelen of overige producten — dan voert u die op als eigen artikel, met een eigen Z-Index nummer vanaf 90.000.000 (de "90-miljoennummers").
Kort samengevat
U beheert eigen artikelen onder Beheer → Eigen artikelen. U voegt een artikel eenmalig toe met nummer, naam, prijs en verpakkingsgegevens; daarna kunt u het wijzigen of archiveren.
Het overzicht
Het scherm toont al uw eigen artikelen, met per artikel het nummer, de naam, de leverancier, de verpakking, de productgroep, het BTW-tarief en de prijs per verpakking. Via de zoekbalk (1) filtert u de lijst; klikken op een kolomkop sorteert. Met het download-icoon (3) exporteert u de volledige lijst (inclusief gearchiveerde artikelen) naar Excel.
Gearchiveerde artikelen zijn standaard verborgen; met de schakelaar Gearchiveerde artikelen tonen (2) maakt u ze zichtbaar.
Artikel toevoegen (4)
Via het +-icoon rechtsboven opent het invoerscherm.
Z-Index nummer: kies het nummer dat in uw AIS staat. Het nummer ligt tussen 90.000.000 en 99.999.999. Een nummer dat al in gebruik is wordt geweigerd — u krijgt daar een melding van. Open in dat geval het bestaande artikel om het te wijzigen, of activeren.
Artikelnaam: de naam of beschrijving van het product. Deze naam is zichtbaar op de factuur.
Leverancier & Registratiehouder: kies de leverancier van het product. Staat die er niet tussen, gebruik dan "Intern Gebruik".
Prijs per verpakking: de prijs van het artikel, met het bijbehorende BTW-tarief (0%, 9% laag of 21% hoog).
Productgroep: kies de productgroep van het product. Staat die er niet tussen, gebruik dan "Diverse Artikelen". Kiest u voor de productgroep Niet-geneesmiddelen, dan telt het artikel niet mee in de geneesmiddelenanalyse, de top geneesmiddelen, het jaaroverzicht en de berekening van dure patiënten.
Inkoophoeveelheid, aantal hoofdverpakkingen, aantal deelverpakkingen en hoeveelheid per deelverpakking: over het algemeen volstaat 1. Indien gewenst past u dit aan naar de inhoud van de verpakking(en). Bevat een verpakking bijvoorbeeld 100 stuks, zet dan de inkoophoeveelheid en de hoeveelheid per deelverpakking op 100. Bevat een verpakking van 30 stuks 3 strips van 10 tabletten, dan kan het aantal deelverpakkingen op 3. We hanteren daarbij de indeling van de G-standaard.
Na het invullen klikt u op Toevoegen.
Let op de productgroep. Kiest u voor de productgroep Niet-geneesmiddelen, dan telt het artikel niet mee in de geneesmiddelenanalyse, de top geneesmiddelen, het jaaroverzicht en de berekening van dure patiënten.
Artikel wijzigen (5)
Via het wijzigen-icoon achter een artikel opent u het bewerkscherm. Alle gegevens zijn aan te passen, behalve het Z-Index nummer: dat ligt vast zodra het artikel is toegevoegd. Heeft een artikel een verkeerd nummer gekregen, archiveer het dan en voer het opnieuw op onder het juiste nummer.
Archiveren en opnieuw activeren
Gebruikt u een artikel niet meer, dan archiveert u het via de knop Archiveren in het bewerkscherm. Het artikel verdwijnt uit het standaard overzicht, maar blijft beschikbaar voor historische facturen en analyses.
Wilt u het artikel later weer gebruiken? Zet dan de schakelaar Gearchiveerde artikelen tonen aan, open het artikel en klik op Activeren. Een gearchiveerd nummer kan niet voor een nieuw artikel worden hergebruikt — activeer het bestaande artikel en pas het zo nodig aan.